2　文書は、正確、迅速及び丁寧に取り扱い、常に整理して事務の効率的な運営を確保するように努め、処理後の保管及び保存を適正に行わなければならない。

3　文書の収受、起案、回議、供覧、決裁、保管、保存、廃棄その他文書に関する事務処理は、原則として文書管理システムで行うものとする。ただし、これにより難いと認められるものは、この限りでない。

2　総務課長は、各課の文書事務の取扱処理状況に関して、調査又は報告を求め、文書事務に関する指導に当たるとともに、特に必要と認めるときは、課長に対し、文書事務に関して適当な措置を講ずることを求めることができる。

2　文書主任は、課の庶務を担当する係長(係長を置かない課にあっては、係長と同等の職にある者又は課長が指名した者)をもってこれに充てる。

3　文書主任は、次に掲げる事務を行う。

2　一般文書は、次のとおりとする。

3　契約文書は、一定の法律効果の発生を目的とする2以上の当事者の相対立する意思の合意の内容を明らかにした書面(書面に記載すべき事項を記録した電磁的記録を含む。)をいう。

4　議案書は、次のとおりとする。

5　例規文書は、次のとおりとする。

2　対内文書及び対外文書のうち軽易なものについては、「事務連絡」とすることができる。

2　敬称は、すべての文書に「様」を用いるものとする。

2　前項各号に規定する文書(以下「直接到達文書」という。)は、所管課において受領するものとする。ただし、直接到達文書が当該課の所掌事務に属さないものであるときは、直ちに関係する課へ回付しなければならない。

3　郵便料金の未納又は不足の文書は、公務に関係があるものその他総務課長が必要と認めたものに限り、その未納又は不足の料金を支払い、受領することができる。

2　2以上の課に関係すると認められる文書は、最も関係あると認められる課に配付するものとする。

3　前項の規定により文書の配付を受けた所管課は、他の関連する課に連絡し、必要があると認めるときは、その写しを作成し、当該課に配付するものとする。

4　文書主任は、配付を受けた文書が、所管に属しないものがあるときは、直ちに総務課へ返さなければならない。

2　前項第1号のその他の文書とは、新聞、雑誌、カタログ、ポスター、パンフレット、私文書、あいさつ状及び簡単な報告書等で保存又は処理を要しないものをいう。

3　受付文書のうち、収受年月日が権利の得失に関係のあるものの封皮は、その文書に添付しておかなければならない。

2　回答、報告等を要する文書又は重要な文書で、指定された期日までに処理することが困難と認められるものは、理由を付して、課長の承認を得なければならない。

3　重要な文書で、その処理について回議に至るまで相当の日時を要するものにあっては、あらかじめ権限者に事案の処理方針について指示若しくは承認を受け、又は当該文書を供覧しなければならない。

2　起案文書に添付する書類、図画その他の書類があるときは、電磁的記録として起案文書に添付するものとする。ただし、これらを電磁的記録とすることが困難なときは、原本のまま回付することができる。この場合において、当該添付書類には文書管理システムから出力した起案文書を特定する書類を添付するものとする。

3　軽易なもので収受文書の余白等に処理案を記載して処理できるもの及び第1項によることが適当でないものについては、第1項の規定は、適用しない。

2　起案文書は、当該事案に係る事務を主管する所属上司の承認(関係職位と協議調整する必要があるものについては、当該関係職位の合議)を経て決裁者の決裁を受けなければならない。

3　回付を受けた者は、文書管理システムにおいて承認又は決裁の意思を登録(紙文書により回付する場合にあっては、押印)することにより処理を行うものとする。

4　権限者が不在のときは、代決者が決裁の意思を登録(紙文書により回付する場合にあっては、押印)することにより処理を行うものとする。

2　同時合議を行ったときは、回議書に次の書類を添付して回議しなければならない。

2　供覧文書に添付する書類、図画その他の書類があるときは、電磁的記録として供覧文書に添付するものとする。ただし、これらを電磁的記録とすることが困難なときは、原本のまま回付することができる。この場合において、当該添付書類には文書管理システムから出力した供覧文書を特定する書類を添付するものとする。

2　前項各号に規定する事案に係る起案文書については、総務課長及び総務係長の合議を経なければならない。ただし、素案の作成に係る起案文書については、この限りでない。

3　総務課長は、第1項第2号から第4号までに規定する事案のうち、嘉島町法令審議会に付議する必要があると認めるものについては、その手続を行わなければならない。

2　前項の起案文書には、第9条の規定により番号を取得しなければならない。ただし、番号を付することが適当でないと認められるもの又は内容が軽微であるものについては、これを省略することができる。

2　前項各号に掲げる文書以外の発送文書には、公印を押印しないものとする。

2　電子署名を行うために必要な手続その他の事項は、別に定める。

2　所管課は、発送しようとする文書のうち、特殊な取扱いを要するものは、封筒の表面にその旨を表示しなければならない。

3　第1項の規定にかかわらず、総務課長が特に必要と認める文書は、所管課において発送することができる。

4　主務者は、発送文書を発送したときは、電子決裁による場合を除き、決裁文書に発送日を記入しなければならない。

2　文書の保管又は保存に当たっては、常に紛失、火災、盗難等の予防の措置をとるとともに、重要なものは、非常災害時に際し、いつでも持ち出せるように、あらかじめ準備しておかなければならない。

2　電磁的記録とすることができない文書は、簿冊により保管しなければならない。

3　前項の規定により保管する文書は、特殊なものを除き、キャビネットに保管しなければならない。

4　前項の規定により保管する文書は、完結した文書を当該文書が完結した年度の翌々年度の5月31日まで課において保管する。ただし、必要があるときは、総務課長の承認を得て、保管の期間を延長することができる。

2　常用文書は、文書管理システムにおいて常用区分の設定をした簿冊(以下「常用簿冊」という。)にて保管するものとする。

3　常用簿冊の使用頻度が低くなった場合等は、常用区分の解除を行うものとし、解除した日の属する年度の翌年度の6月1日に引き継ぐものとする。

2　紙文書の電子化は、当該紙文書に記載されている事項をスキャナ(これに準ずる画像読取装置を含む。)により読み取ったものを電子計算機に備えられたファイル又は磁気ディスク等をもって調製するファイルにより保存する方法により行うものとする。

3　前項の規定により紙文書の電子化を行った場合は、当該電子化した文書を正本とする。ただし、法令等の制約が存在する場合その他電子化した文書を正本とすることが適当でないと認められる場合は、この限りでない。

2　前項の規定にかかわらず、法令等に保存期間の定めのある文書及び時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書の保存期間は、それぞれ法令等に定める期間又は時効の期間が満了する時とする。

3　紙文書の保存は所管課長及び文書主任のもと、書庫において行う(1年保存及び常用文書を除く。)ものとし、それぞれの文書の保存期間に従って保存期間が満了するまで保存するものとする。

4　文書の保存期間は、会計年度によるものは、文書が完結した日の属する年度の翌年度の4月1日から、暦年によるものは、文書が完結した日の属する年の翌年の4月1日から起算する。

2　課長は、保存期間が満了した文書のうち、引き続き保存する必要があると認めるときは、総務課長と協議の上、一定の期間を定めて当該保存期間を延長することができる。この延長した期間が満了した後、更に期間を延長しようとするときも同様とする。

2　前項の規定により割り当てられた書架の管理は、所管課が行うものとする。

3　書庫の中は、常に清潔を保ち、湿気及び害虫を防ぐとともに、喫煙その他一切の火気を使用してはならない。

この規程は、令和7年4月1日から施行する。

この規程は、令和8年4月1日から施行する。