○嘉島町文書取扱規則
平成14年3月26日
規則第13号
目次
第1章 総則(第1条―第13条)
第2章 文書の収受及び配付(第14条―第22条)
第3章 文書の処理(第23条―第26条)
第4章 文書の起案(第27条―第29条)
第5章 回議及び合議(第30条―第34条)
第6章 決裁(第35条―第38条)
第7章 施行(第39条―第43条)
第8章 文書の整理、保管、保存及び廃棄(第44条―第56条)
第9章 補則(第57条・第58条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この規則は、法令その他別に定めるものを除き、本町における文書の取扱いについて必要な事項を定め、もって文書の適正な管理と事務の効率的な運用を図ることを目的とする。
(1) 課 嘉島町課設置条例(平成9年嘉島町条例第2号)第1条に定める課及び会計管理者の補助組織設置規則(昭和45年嘉島町規則第9号)第1条に規定する会計室をいう。
(2) 課長 第1号に掲げる課の長をいう。
(3) 文書 職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することのできない方式で作られた記録をいう。)をいう。
(4) 収受文書 役場に到達した文書をいう。
(5) 発送文書 役場から発送する文書をいう。
(6) 回議書 事務の処理について上司の許可、決定又は承認等の意思決定を受けるために作成された文書をいう。
(7) 決裁文書 決裁済みの回議書をいう。
(8) 対内文書 庁内各課及び町の機関相互において収発する文書をいう。
(9) 対外文書 対内文書以外の文書をいう。
(文書取扱いの原則)
第3条 事務は、文書によって処理することを原則とする。
2 文書は、正確、迅速、丁寧に取り扱い、常に整理して事務の効率的な運営を確保するように努め、処理後の保管及び保存を適正に行わなければならない。
3 文書は、上司の許可を得ないで関係者以外の者に内容を告げ、謄写若しくは閲覧をさせ、又はその写しを与えてはならない。
(総括管理)
第4条 文書担当課長は、文書の収受、配付、発送、保存及び廃棄の事務について総括する。
(課長の職務)
第5条 課長は、この規則の定めるところにより、その所管する文書事務について迅速かつ適正に処理しなければならない。
(文書主任の設置)
第6条 各課に文書主任を置き、課の庶務を担当する係長(係長を置かない課にあっては、係長と同等の職にある者又は課長が指名した者)をもってこれに充てる。
2 文書主任は、上司の命を受け、次に掲げる事務を行う。
(1) 文書の収受及び発送に関すること。
(2) 文書の分類に関すること。
(3) 文書の整理、保管及び引継ぎに関すること。
(4) 文書事務の改善及び指導に関すること。
(5) その他文書の事務に関すること。
(文書の種類)
第7条 文書は、一般文書、公示文書、議案書及び専決処分書、令達文書、契約文書並びに法規文書に区分する。
2 一般文書は、次のとおりとする。
(1) 往復文書
ア 照会 相手方に対して一定の事実、意見等について問い合わせるもの
イ 回答 照会、依頼又は協議等に対して応答するもの
ウ 協議 相手方に同意を求めるもの
エ 通知 一定の事実又は意思を特定の相手方に知らせるもの
オ 依頼 相手方に対して一定の行為を求めるもの
カ 送付 書類又は物品を相手方に送り届けるもの
キ 報告 一定の事実その他について上司又は他の行政機関に知らせるもの
ク 届出 一定の事項について届け出るもの
ケ 申請 許可、認可、承認、交付その他一定の行為を求めるもの
コ 願い 一定の事項について願い出るもの
サ 進達 経由文書を他の行政機関に取り次ぐもの
シ 副申 許可、申請書等を進達する場合に、経由機関が意見を述べるもの
ス 勧告 法令等に基づき一定の行為をすること又はしないことを相手方に勧めるもの
セ 諮問 一定の機関に対して調査若しくは審議を求め、又はそれに基づく意見を求めるもの
ソ 答申 諮問を受けた機関等がその諮問事項について意見を述べるもの
タ 建議 諮問を受けた機関がその属する行政機関又はその他の関係機関に対し将来の行為に関し意見を述べるもの
(2) 内部文書
ア 復命 上司から命ぜられた任務の結果等について報告するもの
イ 事務引継 職員が退職、休職、転任等となった場合に、担当事務の処理顛末を後任者に引き継ぐもの
(3) 儀礼文書
ア 書簡文 依頼状、礼状、挨拶状、案内状等で私文書の形式により発するもの
イ 挨拶文 式辞、祝辞、告辞、答辞、弔辞等
ウ 表彰文 賞状、表彰状、感謝状
(4) その他の文書
ア 請願 損害の救済、公務員の罷免、法律、命令又は規則の制定、廃止又は改正その他の事項に関し、行政機関に対し希望を述べるもの
イ 要望 行政機関に対し希望を述べるもの
ウ 証明 特定の事実、法律関係その他の存非を公に認識する旨の表示をするもの
エ 要綱 事務を処理するに当たっての基本となる事柄をまとめたもの
オ 要領 事務を処理するに当たっての具体的な処理基準など実際に事務を処理する上での手続をまとめたもの
カ 会議録・議事録 会議の次第、出席者、内容等を記載して、会議の経過を記録するもの
3 公示文書は、次のとおりとする。
(1) 告示 一定の事項を法令の規定に基づき、広く一般に周知させるために公示するもの
(2) 公告 一定の事項を特定の個人又は一般に周知させるために公示するもの
4 議案書及び専決処分書は、次のとおりとする。
(1) 議案書 議会において議決しなければならない事項について、町長又は議員が議会に提出するために作成したもの
(2) 専決処分書 議会において議決(決定)すべき事件に関して、必要な議決(決定)が得られない場合の補充的手段として町長が処分するもの又は議会の権限に属する軽易な事項について、議会の委任に基づいて町長が処分するもの
5 令達文書は、次のとおりとする。
(1) 規程(訓令) 本庁又は出先機関に対して命令するもの
(2) 指令 申請又は願いに対して、許可し、認可し、又は指示・命令するもの
(3) 通達 書簡の機関又は職員に対し、法令の解釈、職務執行上の方針その他の細目的事項に関し、指示又は命令するもの
(4) 依命通達 通達事項を命令権者の命を受けて、その補助職員が自己の名で通達するもの
6 契約文書は、一定の法律効果の発生を目的とする2以上の当事者の相対立する意思の合意の内容を明らかにした書面をいう。
7 法規文書は、次のとおりとする。
(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定に基づき制定するもの
(2) 規則 地方自治法第15条の規定に基づき制定するもの
(文書処理の年度)
第8条 文書処理に関する年度区分は、一般文書及び契約文書にあっては4月1日から3月31日まで、公示文書、議案書及び専決処分書、令達文書並びに法規文書にあっては、1月1日から12月31日までとする。ただし、文書担当課長が認めたものにあっては、この限りではない。
(3) 条例、規則及び規程(訓令)については、その区分の上に「嘉島町」を冠し、文書担当課長が例規等番号簿(様式第3号)により一連番号を付すること。
(4) 告示及び公告については、その区分の上に「嘉島町」を冠し、文書担当課長が告示・公示番号簿(様式第4号)により一連番号を付すること。
(5) 議案等については、その区分を冠し、文書担当課長が議案等番号簿(様式第5号)により一連番号を付すること。
2 対内文書及び対外文書のうち軽易なものについては、「事務連絡」とすることができる。
(1) 軽易なものについては、副町長名、課長名又は役場名、課名
(2) 対外文書のうち、課長あての照会その他文書に対する回答は、課長職氏名
(3) 対内文書については、特に定めるものを除き課長名
(あて先)
第11条 文書のあて先は、原則として職、氏名を記載するものとする。
2 敬称は、すべての文書に「様」を用いるものとする。
(文書の書き方)
第12条 文書の書き方は、左横書きとする。ただし、次に掲げるものは、この限りでない。
(1) 法令の規定により様式を縦書きと定められたもの
(2) 他の官公庁が様式を縦書きと定めたもの
(3) 祝辞、式辞、弔辞その他これらに類するもの
(4) 文書担当課長が縦書きを要すると認めたもの
(文書の日付)
第13条 発送する文書の日付は、特に指示のあるものを除き発送する日とする。
第2章 文書の収受及び配付
(到着文書の処理)
第14条 到着した文書は、すべて文書担当課で収受する。
2 前項の文書中に町で収受すべきでないものがあるときは、直ちに返却、転送その他必要な措置を取らなければならない。
3 第1項の文書中に郵便料金の未納又は不足のあるものは、官公庁等から発せられたもの又は文書担当課長が必要と認めたものに限り、その未納又は不足の料金を納付して収受するものとする。
(収受文書の配付)
第15条 文書担当課で収受した文書は、次に掲げるところにより主管課に配付しなければならない。
(1) あて先の課が明記されている文書 あて先の課の文書棚に封のまま入れること。この場合配付先が判明しない文書については、開封し、あて先の課を判定し、文書の余白又は封皮に受付印(様式第6号)を押した後、封皮を添付してあて先の課の文書棚に入れること。
(2) 親展文書及び秘等の表示のしてある文書 町長又は副町長あての文書は文書担当課で直接配付し、その他のものは、それぞれあて先人の属する課の文書棚に入れること。
(3) 書留、内容証明書等特別な郵便物 特殊郵便物受付簿(様式第7号)に記載して主管課の文書主任に手渡し、受領印を受けること。
2 2以上の課に関係すると認められる文書は、最も関係あると認められる課に配付するものとする。
(文書担当課以外で受領した文書の取扱い)
第16条 職員が出張先等で直接受領した文書又は課で直接受領した文書は、各課で収受の手続をとるものとする。ただし、配付先が分からない文書があるときは、直ちに文書担当課に回付しなければならない。
(定例的な文書の主管課での収受)
第17条 定例的な届出書、申請又は一定帳票により、多数のものが直接主管の課に提出されるものは、前条の規定にかかわらず、当該提出された文書を主管の課で直接収受することができる。
(勤務時間外に到着した文書の取扱い)
第18条 勤務時間外に到着した文書の取扱いについては、嘉島町職員服務規程(平成7年嘉島町訓令甲第1号)の定めるところによる。
(電話又は口頭による文書の取扱い)
第19条 電話又は口頭により、照会、回答、報告その他の連絡を受理し、これを文書として、取り扱うことが適当と認めるときは、電話口頭記録表(様式第10号)に記入し、処理しなければならない。
(返送文書の取扱い)
第20条 返送されてきた文書は、第15条の規定に準じて処理するものとする。
2 返送を受けた主管の課長は、直ちに適切な処理をしなければならない。
(収受文書の即日配付)
第21条 第14条の規定により文書担当課で収受した文書は、当日中に配付するものとする。
(誤配文書の取扱い)
第22条 文書主任は、配付を受けた文書中、主管に属しないものがあるときは、直ちに文書担当課へ返さなければならない。
第3章 文書の処理
(収受文書の受付)
第23条 収受文書の配付を受けた文書主任は、当該文書を受付文書及びその他の文書に区分し、受付文書は、受付印(様式第6号)を押し文書収発簿に記載しなければならない。
2 前項のその他の文書とは、新聞、雑誌、カタログ、ポスター、パンフレット、私文書、あいさつ状及び簡単な報告書等で保存又は処理を要しないものをいう。
3 年間を通じて相当量収受する申請書等は、申請書等だけを別にまとめ、一連番号を付して処理することができる。
4 親展文書及び秘等の表示してある文書は、開封しないで文書収発簿に日付、発信人、あて先人及び件名欄に親展、秘の別を記載するものとする。
5 受付文書のうち、収受の日付が権利の得失に関係のあるものの封皮は、その文書に添付しておかなければならない。
(受付文書の処理)
第24条 文書主任は、受付文書を原則としてその日のうちに担当者に回付し、担当者は指定された期日までに処理しなければならない。
2 回答、報告を要する文書又は重要な文書で、指定された期日までに処理することが困難と認められるものは、理由を付して、課長の承認を得なければならない。
(一応供覧)
第25条 受付文書のうち、次の各号のいずれかに該当するものは、「一応供覧」と表示し、その理由を付けて、直ちに上司に供しなければならない。
(1) 速やかに事案の内容を上司の閲覧に供する必要のあるもの
(2) 重要の事案で上司の指示により処理する必要のあるもの
(3) 事務の性質又は調査等のため、事案の処理に日時を要するもの
(供覧)
第26条 受付文書のうち特別の処理を必要としないで単に上司の閲覧に供することをもって足りるものは、その文書の余白を用いて参考事項を付記し、上司の閲覧に供するものとする。
第4章 文書の起案
(起案)
第27条 文書の起案は、起案書(様式第11号)を用いなければならない。ただし、次に掲げるものは、この限りでない。
(1) 処理について一定の帳票が定められているもの
(2) 定例又は軽易な事案で、直ちに処理案を本書の余白に朱書することによって処理できるもの
2 起案書による起案は、次によらなければならない。
(1) 1文書につき1起案とすること。ただし、同一性の事案については「第1案」「第2案」等により一括処理することができる。
(2) 嘉島町組織規則(平成9年嘉島町規則第1号)に定めるところにより、決裁区分を表示し、回議する必要がない上司欄は、斜線を引くこと。
(3) 保存期間、起案年月日等所定事項を必ず記載すること。
(4) 標題は、できるだけ起案の要旨を明らかにすること。
(5) 文案は、分かりやすい口語体とし、本文、理由、経過及び参考事項の順に簡潔に記載し、できるだけ箇条書にすること。
(6) 字句を訂正したときは、その箇所を2重の線で消すこと。
(7) 起案に当たって参考とした資料、参照した法令条文その他の参考事項は、努めて要旨を抜き書きし、又は関係書類を添えること。
(8) 起案事件について経費を伴う場合は、経費の概算及び予算措置に関する事項を記載すること。
(9) 受付文書に基づく起案は、当該受付文書を添えること。
(電話による回答)
第28条 急を要する事案で、電話により回答を求められた場合は、その事案が重要なものでない限り、第3条第1項の規定にかかわらず即時回答することができる。ただし、上司に報告する必要があると認められるものは、上司に報告しなければならない。
(特別取扱いの表示)
第29条 回議書には、必要に応じて、次に掲げる区分による表示を起案書に記するものとする。
(1) 重要なもの「重要」
(2) 至急処理を求めるもの「至急」
(3) 法規文書及び規定(訓令)「例規」
(4) 公示文書「公示」
(5) 議会に付議すべきもの「議案」
(6) 秘密を要するもの「秘」
第5章 回議及び合議
(回議)
第30条 回議は、当該事務の決裁区分に従い、起案者から順次回議して決裁を受けるものとする。
2 回議を受けた上司が、起案内容に異議があるときは、起案内容の修正又は廃案等の処分を命ずることができる。
3 同一事件で回議を重ねるものは、前回までの回議書を添え処理の経過を明らかにするものとする。
(合議)
第31条 回議書で、他の課に関係のあるものは、主管の課長の決裁を受けた後、関係の課長に合議しなければならない。
(同時合議)
第32条 緊急に決定を要する事案で複雑なもの又は合議課が多い場合は、前条の規定にかかわらず、回議書の写しを配付し、又は関係課長等の会議をもって合議することができる。
2 同時合議を行ったときは、回議書に次の書類を添付して回議しなければならない。
(1) 回議書の写しを配付したときは、その意見
(2) 会議を開いたときは、会議の顛末書
(合議文書の取扱い)
第33条 合議を受けた事項について異議がないときは、記名又は押印し、直ちに回付しなければならない。
2 合議を受けた事案について異議があるときは、主管の課長に協議し、協議が整わないときは、上司の指示を受けなければならない。
3 合議を受けた事案の結果を知る必要があるときは、その課長名の上に「要再回」と朱書きするものとする。
4 前項の規定により、再回付を求められた合議文書は、決裁を受けた後直ちに当該課長にその結果を連絡しなければならない。
(回議書が廃案となった場合等の処理)
第34条 回議書が否決されたとき、合議したときの趣旨と異なって決裁されたとき又はその内容が加除補正されたときは、その理由を付して合議した関係の課に通知しなければならない。
2 決裁文書を廃止し、又は施行を保留する必要が生じたときは、その理由を付して合議した関係の課に通知しなければならない。
第6章 決裁
(決裁)
第35条 決裁権者は、回議書の回付を受けたときは、速やかに査閲し、その可否を決定しなければならない。
(代決)
第36条 嘉島町組織規則第22条の規定により、代決するときは、決裁者欄に「代決」を表示して、代決者が記名又は押印しなければならない。
(決裁文書)
第37条 決裁文書には、決裁者において決裁印(様式第12号)を押印するものとする。ただし、町長決裁又は副町長決裁の文書にあっては、文書担当課において決裁印を押印し、これを速やかに主管の課に返付するものとする。
(法令審議会の審査)
第38条 条例、規則、規程(訓令)、告示及び要綱の原案は、町長の決裁を経た後、嘉島町法令審議会規程(平成14年嘉島町訓令第2号)第2条の規定に基づき、法令審議会の会長に提出し、法令審議会の審査を受けなければならない。
第7章 施行
(施行)
第39条 事案が決裁されたときは、直ちに施行の手続を執らなければならない。ただし、直ちに施行することができないものについては、上司の指示を受けるものとする。
(印刷)
第40条 決裁文書の施行に当たり印刷を要するものは、原則として主管課において行うものとする。
(公印の押印)
第41条 施行する文書には、公印を押さなければならない。ただし、次に掲げるものは、押印を省略することができる。
(1) 対内文書
(2) 他の行政機関に提出するもの及び定例的なもの
(3) 町民に周知回覧するもの及び軽易な文書
2 重要なもの又は権利の得失に関係のある文書は、決裁文書と契印しなければならない。
3 契約文書、登記文書その他とじ替えを禁ずる文書には、そのとじ目に割り印しなければならない。
(発送)
第42条 発送文書は、主管課において文書収発簿に記載した上、次に掲げるところにより処理しなければならない。
(1) 所定の封筒又ははがきの表面に送付先を明記し、封筒は封かんすること。
(2) 小包その他特別の包装を必要とするものは、荷造りし、送付先を明記すること。
(3) 発送の際特別の扱いをする必要のあるものは、その表面に速達、書留、親展、配達証明等必要な表示をすること。
2 電報によるときは、電報発信簿(様式第13号)に記載しなければならない。
(発送の処理)
第43条 文書を発送するときは、各種の取扱いを比較し、最小の経費で発送するように努めなければならない。
2 文書の発送は、郵送、使送の方法により行う。ただし、必要があるときは、自動車便又は鉄道便等を利用することができる。
3 郵送は、料金後納扱いとする。ただし、これにより難いときは、郵便切手等を使用することができる。
第8章 文書の整理、保管、保存及び廃棄
(文書の整理)
第44条 文書主任は、その取扱文書について常に分類し、整理するとともに、重要なものは非常時に際していつでも持ち出すことのできるよう適正な処置をし、紛失、焼失、盗難等の防止策を講じておかなければならない。
(文書の分類)
第45条 文書担当課長は、事務の性質及び内容に応じた系統的な文書の分類の基準(以下「分類基準」という。)を作成しなければならない。
2 前項の基準は、3段階から成る階層構造によるものとする。ただし、必要に応じて階層の数を追加することができる。
3 第1項の分類基準は、年1回見直しを行い、必要に応じて改定するものとする。
4 文書担当課長は、分類基準の作成又は見直しに当たっては、文書主任にその所属する課の所管する事務に関する分類基準の案又は見直し案を提出させなければならない。
(保管期間)
第46条 文書主任は、完結した文書を当該文書が完結した年度の翌々年度の5月31日まで課において保管する。ただし、必要があるときは、文書担当課長の承認を得て、保管の期間を延長することができる。
(常用文書)
第47条 文書主任は、課において常時使用する必要がある文書(以下「常用文書」という。)を当該使用の必要がなくなるまでの間保管することができる。
(文書の引継ぎ)
第48条 文書主任は、保存期間が3年以上であって常用文書以外の文書を第46条に規定する保管期間が終了した年度の6月1日に文書担当課長に引き継ぐものとする。
2 文書主任は、文書担当課長に引き継ぐ文書について書面を作成して文書担当課長に提出するものとする。
(保存期間の設定)
第49条 文書主任は、別表第2の嘉島町文書保存区分基準に従い、その所属する課の文書の保存期間を定めなければならない。
(1) 現に監査、検査等の対象になっているもの 当該監査、検査等が終了するまでの間
(2) 現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの 当該訴訟が終結するまでの間
(3) 現に係属している審査請求における手続上の行為をするために必要とされているもの 当該審査請求に対する裁決の日の翌日から起算して1年間
(4) 開示請求があったもの 嘉島町情報公開条例(平成13年嘉島町条例第8号。以下「情報公開条例」という。)第12条による決定の日の翌日から起算して1年間
2 文書主任は、前項の規定により保存期間を延長したときは、文書管理簿にその旨を記載しなければならない。
第51条 課長は、保存期間が満了した文書について、職務遂行上必要があると認めるときは、文書担当課長の承認を得て、当該保存期間を延長することができる。この延長した期間が満了した後、更に期間を延長しようとするときも同様とする。
(保存期間の起算日)
第52条 第49条の規定による保存期間は、文書の完結した日の属する年又は年度の終了した翌年若しくは翌年度の6月1日から起算する。
(保存文書の整理)
第53条 文書担当課長は、引継ぎを終了した文書(以下「保存文書」という。)を常に整理しておかなければならない。
(保存文書の利用)
第54条 保存文書を利用しようとする者は、文書担当課長の承認を受けなければならない。
2 保存文書の利用期間は、15日以内とする。ただし、文書担当課長の承認を受けたときは、この限りでない。
3 職員は、保存文書の抜取り、取替え、添削、転貸等をしてはならない。
(文書の廃棄)
第55条 文書担当課長は、年1回以上文書担当課長が保存する文書のうち保存期間の満了した文書を廃棄しなければならない。
2 文書担当課長は、前項の規定により文書を廃棄したときは、廃棄した文書の件名、廃棄年月日等を記録した書面を作成しなければならない。
3 課長は、年1回以上その所管する課で保管する文書のうち保存期間の満了した文書を廃棄しなければならない。
4 課長は、前項の規定により文書を廃棄したときは、廃棄した文書の件名、廃棄年月日等を書面で文書担当課長に報告しなければならない。
(廃棄の方法)
第56条 廃棄の方法は、文書の内容に応じたものとし、当該文書に情報公開条例第7条に規定する不開示情報が記録されているときは、当該不開示情報が漏洩しないようにしなければならない。
第9章 補則
第57条 内容が簡易である文書、会計に関する文書、人事の発令に関する文書その他の文書で、この規則を適用することが困難又は不適当なものについては、主管課長が文書担当課長に協議して特例を定めることができる。
第58条 この規則に定めるもののほか、この規則の施行に関し必要な事項は、別に定める。
附則
(施行期日)
1 この規則は、平成14年4月1日から施行する。
(嘉島町文書規程の廃止)
2 嘉島町文書規程(昭和55年嘉島町規程第3号)は、廃止する。
附則(平成17年3月28日規則第4号)
この規則は、平成17年4月1日から施行する。
附則(平成18年3月29日規則第6号)
この規則は、平成18年4月1日から施行する。
附則(平成19年1月26日規則第2号)
(施行期日)
1 この規則は、平成19年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この規則の施行の際現に在職する収入役は、その任期中に限り、なお従前の例により在職するものとする。
附則(平成20年12月12日規則第11号)
この規則は、平成21年4月1日から施行する。
附則(平成28年3月22日規則第13号)抄
(施行期日)
1 この規則は、行政不服審査法(平成26年法律第68号)の施行の日(平成28年4月1日)から施行する。
(経過措置)
2 行政庁の処分その他の行為又は不作為についての不服申立てに関する手続であってこの規則の施行前にされた行政庁の処分その他の行為又はこの規則の施行前にされた申請に係る行政庁の不作為に係るものについては、なお従前の例による。
附則(平成30年3月8日規則第2号)
この規則は、平成30年4月1日から施行する。
附則(令和2年1月7日規則第1号)
この規則は、令和2年4月1日から施行する。
附則(令和3年3月10日規則第6号)
この規則は、令和3年4月1日から施行する。
附則(令和4年6月1日規則第12号)
この規則は、公布の日から施行する。
別表第1(第9条関係)
町長部局 | 教育委員会部局 | ||
主管課 | 約字 | 主管課 | 約字 |
総務課 | 総 | 学校教育課 | 教学 |
企画情報課 | 企 | 社会教育課 | 教社 |
税務課 | 税 | 給食センター | 教給 |
町民保険課 | 町 | その他の部局 | |
町民保険課(戸籍) | 戸 | 主管課 | 約字 |
福祉課 | 福 | 議会事務局 | 議 |
農政課 | 農 | 監査委員事務局 | 監 |
建設課 | 建 | 選挙管理委員会事務局 | 選 |
都市計画課 | 都 | 農業委員会事務局 | 農 |
会計室 | 会 | 固定資産評価審査委員会事務局 | 固審 |
隣保館 | 隣 | ||
別表第2(第49条関係)
嘉島町文書保存区分基準
第1種(永久保存) |
1 条例、規則その他例規に関するもの 2 例規となるべき書類 3 廃置分合、改称、字区域及び境界等に関するもの 4 議会の会議録、議決書等に関するもの 5 町長、副町長、会計管理者、選管委員長、監査委員の事務引継ぎに関するもの 6 公有財産の設置、管理及び処分に関するもの 7 原簿及び台帳等の簿冊で特に重要なもの 8 職員の進退、賞罰に関するもの及び履歴書 9 公印に関する重要なもの 10 町史編さん上、参考となる歴史的文書 11 恩給、退職手当関係書類 12 町が関係する団体の設立、これに関する主旨関係書類 13 町が発行する重要な刊行物 14 その他10年を超えて保存の必要なもの |
第2種(10年保存 廃棄・見直し) |
1 国、県等からの通ちょうその他将来の参考となる重要なもの 2 訓令、告示、公告、指令、達及び通達に関する重要なもの 3 訴訟、陳情、要望、和解及び審査請求に関する重要なもの 4 損害賠償、損失補填に関するもの 5 公印に関するもの 6 認可、許可、免許、契約その他行政処分に関する重要なもの 7 議会に関する重要なもの 8 財務に関する重要なもの 9 職員の身分及び服務に関する重要なもの 10 工事施工決定、契約又は物品の契約に関する重要なもの 11 調査、統計、報告、証明等で重要なもの 12 原簿、台帳等で重要なもの 13 町税の賦課収納に関するもの 14 町行政の長期的ビジョン、基幹計画などの基本方針の決定に関するもの 15 重要な事務の委任、補助執行に関する基本的文書・附属機関等に対する諮問、答申 16 表彰、儀式に関する重要なもの 17 事務事業の計画の樹立に関する重要なもの 18 寄附、贈与の受納に関する重要なもの 19 地方自治法第180条の3の規定による課長以上の兼職、充当、重要な事務の従事に関するもの 20 協定等に関する重要なもの 21 補助金申請、交付に関する重要なもの 22 貸付金に関する重要なもの 23 その他5年を超えて保存の必要なもの |
第3種(5年保存) |
1 重要及び秘文書の収発に関するもの 2 国、県等からの通ちょうその他将来の参考となるもの 3 訓令、告示、公告、指令、達及び通達に関するもの 4 訴訟、陳情、要望、和解及び審査請求に関するもの 5 認可、許可、免許、契約、その他行政処分に関するもの 6 議会に関するもの 7 財務に関するもの 8 職員の身分及び服務に関するもの 9 工事施工決定、契約又は物品の契約に関するもの 10 調査、統計、報告、証明等 11 原簿、台帳等 12 表彰、儀式に関するもの 13 事務事業の計画の樹立に関するもの 14 寄附、贈与の受納に関するもの 15 職員の兼職に関わるもの 16 協定等に関するもの 17 補助金申請、交付に関するもの 18 貸付金に関するもの 19 その他3年を超えて保存の必要なもの |
第4種(3年保存) |
1 文書の収発発送及び処置に関するもの 2 官報、県公報 3 職員の勤務に関するもの 4 照会、回答、その他往復文書に関するもの 5 調査、統計、報告、証明等で軽易なもの 6 消耗品の受渡しに関するもの 7 その他1年を超えて保存の必要なもの |
第5種(1年保存) |
1 職員の欠勤、遅参、早退及び休暇等の届に関するもの 2 日誌、調査、報告、通知等で特に軽易なもの 3 処理を終わった一時限りの願書及びこれに関するもの 4 その他1年を超えて保存の必要を認めないもの |
